Poradnik

jak ZAPAKOWAĆ

i wysłać przesyłkę?

jak ZAPAKOWAĆ?

i wysłać przesyłkę?

SPIS TREŚCI

kliknij i przenieś się do wybranej sekcji

WSTĘP

o czym się dowiesz?

Według danych z raportu na temat rynku KEP, przygotowanego w 2020 roku przez GS1 Polska, każdego dnia na świecie nadawanych jest ponad 200 milionów paczek. Z kolei analiza Poczty Polskiej wykazała, że w 2018 roku w Polsce operatorzy branży KEP obsłużyli około 476 mln paczek. Prognozy na 2023 rok są jeszcze bardziej zaskakujące – liczba paczek może wzrosnąć do nawet 850 mln rocznie. Co więcej, prognoza na rok 2023 może ulec zmianie na plus, ponieważ nie uwzględniono w niej obecnej sytuacji na świecie, spowodowanej pandemią COVID-19 i wywołanego przez nią wzrostu zainteresowania usługami branży kurierskiej.

Przytoczone dane i prognozy doskonale pokazują, jak ogromną częścią składową naszych biznesów oraz życia codziennego stanowi nadawanie paczek. I choć Przewoźnicy stale poszerzają zakres usług logistycznych, nadal w wielu przypadkach problemem dla Konsumenta jest sposób przygotowania przesyłki.

Ten poradnik ma na celu rozwiać wątpliwości dotyczące pakowania typowych i nietypowych produktów, a także oprowadzi Cię po świecie przesyłek. Życzymy owocnej lektury i mamy nadzieję, że chętnie będziesz do niej powracać w przyszłości.

KILKA SŁÓW

na temat paczek

Kolejnym przystankiem na drodze paczki do Odbiorcy jest centralna sortownia firmy kurierskiej, do której trafiają wszystkie przesyłki. W tym miejscu wykwalifikowani pracownicy oraz specjalne maszyny sortują paczki, sprawdzają sposób ich zapakowania (czy poprawnie czy nie), mierzą, ważą i weryfikują te dane z danymi podanymi w zleceniu.

Z sortowni centralnej pogrupowane przesyłki trafiają do oddziałów doręczających, położonych najbliżej miejsca docelowego paczki, czyli adresu Odbiorcy. Tam jeszcze raz są mierzone i ważone, a także ponownie grupowane. Tym razem pod kątem miejsca doręczenia. Ma to na celu nie tylko ułatwienie pracy kurierom doręczającym przesyłki, ale także przyspieszenie czasu dostawy paczki.

Droga paczki od nadawcy do odbiorcy

Po przygotowaniu paczki i nadaniu jej – w zależności od wybranej usługi i Przewoźnika – możesz:

• przekazać ją kurierowi;

• osobiście zanieść ją do punktu nadawczo-odbiorczego;

• zanieść ją do najbliższej maszyny paczkowej.

Stamtąd twoja paczka trafi do najbliższego oddziału firmy kurierskiej, gdzie zostanie dodatkowo oznaczona oraz skierowana do dalszej drogi. 

Ostatnim przystankiem paczki jest jej dostarczenie do Adresata, do maszyny paczkowej lub do punktu nadawczo-odbiorczego. Wszystko zależy od preferencji Odbiorcy przesyłki, które podał Nadawcy przy składaniu zlecenia na wysyłkę. 

co składa się na

KOSZT DOSTAWY?

Ile kosztuje paczka kurierska i jakie są części składowe jej ceny? To zależy od wielu czynników, na które ma wpływ przede wszystkim Nadawca przesyłki. Przygotowaliśmy ich opis oraz podpowiadamy, jak obniżyć koszty przesyłek.

Co wpływa na koszt przesyłki kurierskiej?

Na cenę za paczkę wpływa kilka czynników. Na niektóre z nich ma wpływ Nadawca, inne zależą od firmy kurierskiej. Co dokładnie wpływa na koszt przesyłki kurierskiej?

Wymiary i waga rzeczywista paczki

Wymiary oraz waga paczki to jedne z ważniejszych danych, mających wpływ na cenę przesyłki. Każda firma kurierska ma swoje limity wielkościowe i wagowe dla wysyłanego towaru. Im większa/cięższa paczka, tym wyższy koszt za jej wysyłkę, choćby dlatego że zajmuje więcej miejsca w furgonetce kurierskiej kosztem innych przesyłek, albo bardziej ją obciąża, generując większe spalanie paliwa w pojeździe. W tym miejscu warto również wspomnieć o paczkach gabarytowych – czyli dużych, ale lekkich.

Wbrew pozorom nie zapłacimy za nie mniej ze względu na niską wagę. Dla takiej paczki oblicza się wagę gabarytową (inaczej wymiarową) i jeśli jest ona większa niż waga rzeczywista – stanowi podstawę obliczenia ceny za usługę. Czy można samodzielnie obliczyć wagę wymiarową paczki? Oczywiście, wystarczy pomnożyć przez siebie wszystkie wymiary paczki (długość x szerokość x wysokość) i podzielić wynik przez ustalony współczynnik, który w swoim cenniku podaje każda firma kurierska.

Elementy do pakowania paczki (karton,
wypełnienie, taśma, itd.)

Sposób zapakowania paczki to kolejna składowa jej ostatecznej ceny. Nie tylko wpływa on na wycenę poprzez określenie paczki np jako standardowej lub niewygodnej w transporcie, niestandardowej. Elementy, które zostały wykorzystane do zapakowania paczki – karton, taśma, wypełnienie paczki, ewentualne zabezpieczenie pojedynczych przedmiotów wewnątrz – to także składowa ceny paczki, która jest jednak kosztem własnym nadawcy. Co więcej, do ceny sposobu zapakowania paczki możemy zaliczyć także opłaty środowiskowe za opakowania jednorazowe oraz koszt pracy ludzkiej lub automatu do pakowania.

Rodzaj usługi

Każda firma kurierska oferuje wybór pomiędzy kilkoma rodzajami swoich usług. Należą do nich choćby odbiór kurierski, nadanie w punkcie czy doręczenie do punktu. Od ostatecznego wyboru Nadawcy zależy, jaką część kwoty za przesyłkę będzie stanowić rodzaj usługi. Co ciekawe, od decyzji o rodzaju usługi często zależy także czas oczekiwania na dostarczenie przesyłki.

Tryb dostarczenia paczki

Chcesz, aby twoja paczka dotarła do Odbiorcy jeszcze tego samego dnia, rano, do południa, a może koniecznie w sobotę? Tryb, w jakim zostanie nadana paczka, również ma wpływ na jej ostateczną cenę.

Inne – podatki, odległość od punktu nadania
do punktu odbioru, ubezpieczenie, itd.)

W skład ceny za paczkę wchodzą również inne elementy, takie jak podatki (w tym np. cło), odległość od punktu nadania do punktu odbioru, ubezpieczenie (w tym ubezpieczenie dodatkowe, jeśli jest potrzebne), czy opłata paliwowa. 
O ile kwestia opłacenia podatków oraz cła w przypadku przesyłek międzynarodowych poza granice Unii Europejskiej jest jak najbardziej jasna, o tyle warto bliżej przyjrzeć się samemu transportowi paczki z punktu A do punktu B. 
W dużym skrócie odbywa się on w następujący sposób: 
• odbiór od Nadawcy lub z punktu i transport do oddziału nadającego (dostarczenie do oddziału, obsługa w oddziale, wahadło do sortowni);
• transport z oddziału do sortowni (bezpośrednio do oddziału doręczającego, przez jedną sortownię lub więcej niż jedną);
• transport z sortowni do oddziału doręczającego – wahadło do oddziału;
• transport do Odbiorcy.
Cena transportu, będąca składową ceny paczki, wynika z odległości, jaką paczka musi pokonać do rąk Odbiorcy. I choć większość Przewoźników ujednoliciła ceny za przesyłki na terenie kraju niezależnie od odległości, to różnice w cenie względem odległości możemy zauważyć przy przesyłkach międzynarodowych oraz paletowych na terenie kraju. 
Jeśli chodzi o ubezpieczenie paczki, standardem w firmach kurierskich jest darmowe ubezpieczenie do pewnej kwoty, które nie wpływa na cenę za paczkę. Jednak dodatkowe ubezpieczenie przesyłki, wymagane ze względu na wyższą wartość zawartości paczki, będzie już płatne “extra”, a więc ostateczna cena za całą paczkę wzrośnie.
Inne koszty dodatkowe, mające wpływ na ostateczną cenę paczki to usługa “za pobraniem”, usługa “zwrotu potwierdzonych dokumentów”, doręczenie do rąk własnych, czy powiadomienie SMS o doręczeniu paczki do Odbiorcy.

OZNACZENIA

na paczkach kurierskich

W paczkach kurierskich nadajemy – a raczej próbujemy nadać naprawdę wszystko. Tymczasem nie każdy wie, że wiele z tych delikatnych przedmiotów znajduje się na liście towarów zakazanych w wysyłce lub wymaga szczególnego traktowania, a więc i specjalnej usługi kurierskiej. 

Jeśli nadamy je usługą standardową, musimy liczyć się z tym, że podczas transportu zawartość paczki może ulec zniszczeniu, a wtedy nie przysługuje nam prawo do reklamacji szkody. 

Oznaczenia na paczkach kurierskich – co oznaczają i kiedy ich używać?

W paczkach kurierskich nadajemy – a raczej próbujemy nadać naprawdę wszystko. Tymczasem nie każdy wie, że wiele z tych delikatnych przedmiotów znajduje się na liście towarów zakazanych w wysyłce lub wymaga szczególnego traktowania, a więc i specjalnej usługi kurierskiej. Jeśli nadamy je usługą standardową, musimy liczyć się z tym, że podczas transportu zawartość paczki może ulec zniszczeniu, a wtedy nie przysługuje nam prawo do reklamacji szkody.

Po co umieszczać naklejki ostrzegawcze na paczkach?

Z pewnością zastanawiasz się nad sensem naklejenia naklejki ostrzegawczej na paczce, w przypadku gdy wyjątkowo solidnie zabezpieczasz przecież zawartość przesyłki. Odpowiedź jest prosta – naklejki ostrzegawcze na paczce mają zwrócić uwagę kuriera oraz osób pracujących na sortowni lub magazynie. Dzięki temu będą obchodzić się z twoją paczką delikatniej i ostrożniej.

Co oznaczają symbole naklejane na paczki?

Zanim przejdziemy do opisu poszczególnych informacji, które można znaleźć na naklejkach, musisz wiedzieć, że nie są one standaryzowane. Oznacza to tyle, że mimo tej samej informacji, naklejki od dwóch innych producentów mogą się różnić. W dodatku producenci naklejek co jakiś czas wprowadzają na rynek coraz nowsze rozwiązania graficzne i informacyjne, wykorzystywane przy produkcji naklejek informacyjnych. Poniżej znajdziesz ich opis, ale pamiętaj, że warto korzystać z tych najbardziej znanych komunikatów, aby obsługa firmy kurierskiej wiedziała co one oznaczają i jak obchodzić się z tak oznakowaną przesyłką.

Napis „Nie przewracać”

Taką naklejkę możesz umieścić na paczce, która powinna być transportowana w określonej pozycji. Stosuj ją w połączeniu w naklejką “Góra/Dół” lub ze strzałkami.

Napis „Nie piętrować”

Takie naklejki mają cel podobny do naklejek “Ostrożnie” oraz “Uwaga szkło”. Stosuje się je na paczkach, których zawartość jest krucha, delikatna i mogłaby ulec uszkodzeniu, jeśli postawi się na niej inny, ciężki pakunek.

Napis „Keep dry”

Naklejki z tą symboliką używaj podczas wysyłki produktów, które podczas transportu nie mogą zamoknąć i muszą być transportowane w suchym miejscu – na przykład dekoracyjne plakaty, zdjęcia czy dokumenty.

Napis “Sprawdź przy odbiorze”

Naklejka z taką informacją jest przeznaczona dla Odbiorcy paczki, jeśli stan zawartości przesyłki powinien być sprawdzony w obecności kuriera. Stosuje się ją między innymi w przypadku paczek z delikatną zawartością, która mogłaby zostać uszkodzona podczas transportu.

Inne symbole na paczkach

Na paczkach kurierskich możesz spotkać się także z oznaczeniami innymi niż wyżej wymienione. Do tej grupy należą choćby naklejki “Dokumenty w środku”, “Sobota”, “Odbiór własny” czy “Zastrzeżenie doręczenia”.

Napis „Góra/Dół”

Tę naklejkę stosuj do oznakowania paczki, gdy jej zawartość musi podczas transportu do Odbiorcy być w określonej pozycji (pionowej lub poziomej). Na przykład wtedy, gdy w paczce znajduje się coś, co mogłoby się rozsypać – doniczka z kwiatkiem (o ile korzystamy z odpowiedniej do tego usługi kurierskiej).

Napis „Fragile” lub „Uwaga szkło”

Takie ostrzeżenia należy umieszczać na paczkach zawierających delikatne produkty, na przykład wykonane ze szkła. Dodatkowo paczkę z tą zawartością można oznaczyć naklejką “Ostrożnie”.

Napis „Ostrożnie”

Naklejkę z taką informacją przykleja się na paczkach z delikatną zawartością (na przykład szkłem czy produktami kruchymi), a także na tych, w których przewozi się rośliny czy żywe zwierzęta – o ile specjalna usługa kurierska na to zezwala.

Napis „Pobranie”

Paczka z takimi oznaczeniami to paczka, za którą Odbiorca płaci dopiero przy odbiorze od kuriera.

Inne sposoby na oznaczenie
przesyłki kurierskiej

Oprócz naklejek najczęstszą formą oznakowania paczki jest taśma, zabezpieczająca karton przed otwarciem. Producenci taśm drukują na nich najpopularniejsze napisy i symbole, na przykład “Nie rzucać”, “Ostrożnie” czy symbol kropli deszczu spadających na parasol.

Pamiętaj, że niektóre paczki z dodatkowymi oznaczeniami są traktowane przez firmy kurierskie jako paczka niestandardowa. Przed nadaniem paczki niestandardowej upewnij się, czy dana firma kurierska dopuszcza taką możliwość oraz sprawdź, ile będzie to kosztować.

Uznanie paczki za niestandardową jest równoznaczne z dodatkową, choć zwykle niewielką opłatą. Jeśli jednak zawartość przesyłki wymaga delikatniejszego lub specjalnego traktowania, dla spokoju sumienia warto dołożyć kilka złotych więcej i cieszyć się brakiem nieprzyjemności podczas wysyłki paczki.

jak zabezpieczyć przesyłkę

PRZED WILGOCIĄ?

Jak zabezpieczyć przesyłkę przed wilgocią? Jeśli martwisz się o to, że twoja paczka zamoknie podczas transportu do Odbiorcy, mamy dla ciebie kilka wskazówek jak tego uniknąć.

Droga paczki od Nadawcy do Odbiorcy często bywa długa. W dużym skrócie nasze przesyłki są transportowane w furgonetce kurierskiej, sortowane na magazynie, przerzucane do sortowni i ponownie transportowane przez kuriera. W trakcie drogi twoja paczka może być narażona na ewentualne zamoczenie przez inną uszkodzoną przesyłkę z płynną zawartością, albo po prostu – podczas przenoszenia na zewnątrz w czasie ulewnego deszczu.

Nic więc dziwnego w tym, że wysyłając wrażliwe na wilgoć przedmioty możemy martwić się o ich bezpieczeństwo podczas transportu. Paczka owinięta z zewnątrz folią stretch jest trudna w sortowaniu maszynowym i wymaga pomocy pracownika sortowni. Jest też sprzeczna z wytycznymi pakowania przesyłek, które są wymagane w poszczególnych firmach kurierskich. Jak więc zabezpieczyć przesyłkę przed wilgocią?

Jeśli wysyłasz w paczce kurierskiej przedmioty, które nie mogą mieć kontaktu z wilgocią (na przykład kartki okolicznościowe, zaproszenia, ubrania itd.), zabezpiecz je od wewnątrz. Możesz wykorzystać do tego folię stretch lub folię bąbelkową i owinąć nimi szczelnie wysyłany przedmiot. Jeśli nie posiadasz takich produktów, do zabezpieczenia zawartości przesyłki możesz wykorzystać zwykłą reklamówkę foliową.

Kolejnym sposobem zabezpieczenia zawartości paczki przed wilgocią jest użycie specjalnych pochłaniaczy wilgoci. Niewielkie paczuszki z kryształkami żelu krzemionkowego skutecznie absorbują wilgoć z otoczenia i nie wpływają na jakość czy zapach transportowanych przedmiotów. Co więcej, żel krzemionkowy nie jest toksyczny, a więc jego użycie jest całkowicie bezpieczne dla produktów w paczce.

DUŻE

paczki

Przesyłka paletowa – kiedy z niej skorzystać?

Przesyłka paletowa umożliwia wysyłkę kurierem dużych i ciężkich przedmiotów, na przykład sprzętu AGD czy dopuszczonych do transportu części samochodowych. Kiedy zdecydować się na przesyłkę paletową? Co można wysyłać na palecie, a co nie zostanie przyjęte do transportu?

Co to jest przesyłka paletowa?

Przesyłka paletowa to taka przesyłka, którą ze względu na duże gabaryty i/lub dużą wagę Nadawca umieszcza na EURO palecie. Przesyłka paletowa może zawierać jeden lub więcej przedmiotów, które w zależności od wymogów pakowania przesyłek paletowych i wytycznych Przewoźników można umieścić na jednej lub więcej palecie.

Wysyłka palety. Kiedy nadać paletę kurierem?

Decyzję o wysyłce przedmiotów na palecie podejmij wtedy, gdy ze względu na duże gabaryty obawiasz się o ich bezpieczeństwo podczas transportu. Dzięki temu, że właściwie przygotujesz przedmiot do wysyłki i odpowiednio zabezpieczysz go przy użyciu palety, zyskasz pewność, że twoja przesyłka dotrze do Odbiorcy w nienaruszonym stanie.

Pakowanie przesyłki paletowej

Oprócz spełnienia wytycznych poszczególnych Przewoźników co do wielkości i wagi przesyłki paletowej, aby zadbać o jej bezpieczeństwo należy także odpowiednio ją przygotować do transportu. O tym, że przesyłka umieszczona na palecie nie może wystawać poza jej obrys już wspominaliśmy. Równie ważne jest także to, aby przedmioty umieszczane na palecie były dodatkowo zapakowane w karton o kształcie prostopadłościanu, zawierający materiały wypełniające puste przestrzenie w paczce.

Co można nadawać na palecie?

Z listy towarów zakazanych w wysyłce dowiesz się, czego poszczególni Przewoźnicy zabraniają w transporcie, ze względu na bezpieczeństwo innych przesyłek, bezpieczeństwo wysyłanego mienia, a także bezpieczeństwo osób pracujących w magazynie, w sortowni czy kurierów przewożących paczki.

Przesyłka paletowa – wytyczne firm kurierskich

Każda firma kurierska, która ma w swojej ofercie wysyłkę paletową, przyjmuje do transportu zwykle palety o wielkości podstawy 80×120 cm. Czasami możesz wysłać produkt nawet na półpalecie. Bardzo ważne jest także to, aby przedmiot na palecie nie wystawał poza jej obrys.

Przesyłka gabarytowa – czym jest i jak ją wysłać?

Przesyłka gabarytowa to przesyłka wykraczająca poza standardowe wymiary przesyłek, podane przez poszczególne firmy kurierskie. Paczki gabarytowe są sporym wyzwaniem zwłaszcza w transporcie kurierskim – nie tylko z racji wymiarów, ale także z racji utrudnionego sortowania czy większej ilości miejsca, jakie potrzebują w furgonetce kurierskiej. Pamiętaj, że każda paczka gabarytowa jest paczką niestandardową.

Jak obliczyć wagę gabarytową przesyłki?

Najprościej ujmując – przesyłki gabarytowe to przesyłki duże, ale lekkie. Niestety, myli się ten kto myśli, że ze względu na małą wagę przesyłka gabarytowa będzie stosunkowo tania. Dla przesyłki tego rodzaju oblicza się wagę gabarytową (inaczej: wagę wymiarową, wagę wolumetryczną, wagę objętościową), a jeśli okaże się ona większa niż waga rzeczywista paczki, to ją bierze się pod uwagę obliczając cenę za nadanie paczki gabarytowej. 

Wagę gabarytową paczki można obliczyć samodzielnie, mnożąc przez siebie wszystkie wymiary paczki – długość, szerokość i wysokość, a uzyskany wynik dzieląc przez ustalony przez Przewoźnika współczynnik. 

Poniżej przykładowe wzory na obliczenie wagi wymiarowej w kilku firmach kurierskich: 

• waga wymiarowa DPD – długość x szerokość x wysokość [cm] / 6000;

• waga wymiarowa FedEx – długość x szerokość x wysokość [cm] / 6000;

• waga wymiarowa UPS – długość x szerokość x wysokość [cm] / 5000.

Dlaczego paczka gabarytowa może być problematyczna w transporcie?

Firmy kurierskie wprowadziły “paczkę gabarytową” ze względu na konsekwencje logistyczne, jakie niesie za sobą nadawanie tego typu przesyłek. Dwie paczki o takiej samej wadze, ale innych wymiarach powodują zupełnie inne koszty transportu. Znając wymiary oraz wagę wymiarową paczki można ustalić nie tylko ilość miejsca, które zajmie ona w furgonetce, ale i to jak bardzo ją obciąży. Dzięki temu firmy kurierskie mogą optymalizować koszty transportu przesyłek oraz pracę, jaką w obsługę paczki gabarytowej muszą włożyć pracownicy firmy – na magazynie, na sortowni czy przez kuriera podczas przekazania/odbioru paczki.

Jak przygotować paczkę gabarytową do wysyłki?

Pamiętaj, że chcąc nadać paczkę gabarytową musisz mieć podpisaną umowę własną z Przewoźnikiem. 

Przygotowując paczkę gabarytową do wysyłki postaraj się, aby była ona zapakowana w karton o kształcie prostopadłościanu. Zabezpiecz przedmiot w środku paczki przy pomocy wypełniaczy, na przykład poduszek powietrznych i dokładnie zaklej wieko kartonu taśmą. Jeśli jest taka potrzeba – oznacz swoją paczkę dedykowanymi naklejkami ostrzegawczymi.